Kaj morate vedeti o potnih nalogih in službenih poteh?

Potni nalog je ključni dokument, ki ga mora delodajalec izpolniti vsakič, ko delavec opravlja službeno pot. Njegov namen ni le zagotavljanje evidence o službeni poti, temveč tudi zakonska skladnost v primeru inšpekcijskega ali davčnega nadzora. Napačno ali pomanjkljivo izpolnjen potni nalog lahko pomeni davčno tveganje za podjetje, zato je pomembno, da poznate vse obvezne sestavine in pravilne postopke.

Kdaj je treba izdati potni nalog?

Potni nalog mora biti izdan pred začetkom službene poti – še preden delavec zapusti delovno mesto. Naknadna izdaja ni skladna z zakonodajo in lahko vodi do zavračanja povračila stroškov oziroma dodatnih davčnih obveznosti.

Katere podatke mora vsebovati potni nalog?

Da bo potni nalog skladen z zakonodajo in zadostil pogojem ob morebitnem nadzoru s strani FURS -a, mora vsebovati naslednje sestavine:

• številka in datum izdaje potnega naloga,

• ime in priimek, stalno prebivališče in delovno mesto napotene osebe, 

• datum in čas začetka ter zaključka poti,

• kraj odhoda in kraj cilja (vključno z vmesnimi kraji, če je pot z več postanki),

• namen poti (npr. poslovni sestanek, obisk sejma, prevzem blaga itd.),

• prevozno sredstvo (službeno ali zasebno vozilo, javni prevoz), navesti je potrebno tudi registrsko številko vozila,

• podpis odgovorne osebe in podpis delavca,

• specifikacija stroškov (kilometrina, dnevnice, parkirnine, nočitve…),

• priložene račune oziroma dokazila (parkirni listki, računi, potrditev sestanka in zapisniki, pogodbe, ipd.).

Priporočamo, da podjetja uporabljajo standardiziran obrazec potnega naloga, ki že vključuje vse ključne postavke.

📄 Prenesi obrazec potnega naloga Potni-nalog

Kako se obračunajo potni stroški?

Delodajalec mora zaposlenemu povrniti stroške, ki so nastali v zvezi s službeno potjo, in sicer:

• kilometrina: če delavec uporablja zasebno vozilo, se povračilo obračuna po veljavni neobdavčeni višini (trenutno 0,43 EUR/km),

• dnevnice: povračilo za prehrano in manjše stroške, če pot traja več kot 6 ur,

• stroški prenočitve (ob predložitvi računa),

• cestnine, parkirnine, tunelnine,

• stroški javnega prevoza (vlak, avtobus, letalo),

• drugi stroški, če so neposredno povezani z namenom poti.

💡 Pomembno: Vsi stroški morajo biti dokazljivi – z računi ali drugimi ustreznimi listinami.

Posebnosti pri uporabi zasebnega vozila

Če zaposleni uporablja svoje vozilo za službene poti, mora imeti za to predhodno pisno odobritev delodajalca. Ob tem se vodi evidenca prevoženih kilometrov in obračuna kilometrina po neobdavčeni stopnji.

V primeru uporabe službenega vozila, se kilometrina ne obračuna, lahko pa se povrnejo drugi stroški (parkirnine, cestnine, prehrana, dnevnice).

Rok za oddajo in obračun potnih nalogov

Zakon sicer ne določa točnega roka, vendar je priporočljivo, da delavec najkasneje v nekaj dneh po zaključeni poti odda:

• izpolnjen potni nalog,

• vse pripadajoče račune,

• zahtevek za povračilo.

Delodajalec pa naj stroške povrne v razumnem roku, običajno do 8 dni po oddaji dokumentacije. Notranji akti podjetja lahko določajo tudi krajši ali daljši rok. Priporočamo izplačilo pri obračunu plače.

Potni nalogi in davčni pregled

Ob morebitnem inšpekcijskem pregledu FURS preverja pravilnost izdanih in obračunanih potnih nalogov. Če dokumentacija ni popolna, pravočasna ali ne vsebuje vseh potrebnih sestavin, se lahko povračila štejejo za obdavčljiv dohodek, kar pomeni dodatne obveznosti za podjetje (dohodnina, prispevki, zamudne obresti, globe).

Zato je izjemno pomembno, da so vsi postopki urejeni dosledno in pregledno.

Nasveti za podjetja

• Uporabljajte enoten obrazec za potne naloge.

• Zaposleni naj oddajo potni nalog pravočasno.

• Zahtevajte račune in preverite, ali so stroški utemeljeni.

• Vodite evidenco službenih poti – ročno ali z digitalnim orodjem.

• Redno izobražujte zaposlene o pravilni izpolnitvi nalogov.

Zaključek

Pravilno urejeni potni nalogi so več kot le formalnost. So dokaz zakonitega ravnanja, temelj za pravilno obračunane stroške in varovalka pred davčnimi tveganji. Če želite več informacij, prilagojen obrazec ali pomoč pri vzpostavitvi sistema, se lahko obrnete na nas – z veseljem vam pomagamo.

📩 Za dodatna vprašanja smo dosegljivi preko kontaktnega obrazca ali e-pošte.