Od 20. novembra 2023 bo treba delovni čas podrobneje evidentirati za vse zaposlene in tudi za nekatere zunanje izvajalce.

20. maja 2023 je začel veljati Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), ki se bo začel uporabljati 20. novembra 2023, šest mesecev po uveljavitvi. Novi zakon prinaša pomembne spremembe v načinu evidentiranja delovnega časa za zaposlene in nekatere zunanje izvajalce ter uvaja obvezne elektronske evidence za kršitelje.

Kaj prinaša nova zakonodaja za delodajalce in zaposlene

1. Evidenca o zaposlenih in izrabi delovnega časa: Delodajalci bodo po novem morali voditi evidence o zaposlenih delavcih, stroških dela, izrabi delovnega časa in oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Te evidence je treba voditi za vsakega delavca od dneva sklenitve pogodbe o zaposlitvi do dneva prenehanja pogodbe.
2. Pravica do vpogleda za delavce: Delavec ima pravico vpogleda v svoje osebne podatke, ki jih vodi delodajalec, vključno s personalno mapo in ostalimi evidencami. Delavec lahko kadarkoli zahteva vpogled podatke iz evidence o izrabi delovnega časa v pisni.
3. Tedenski pregled podatkov za zaposlene: Zaposleni bodo imeli pravico, da jih delodajalec enkrat tedensko pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa.
4. Mesečno obvestilo za zaposlene: Delodajalec bo mesečno dolžan pisno obvestiti zaposlene o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec, in to do konca plačilnega dne.
5. Vodenje evidenc o izrabi delovnega časa: Po novi zakonodaji se bodo v evidence o izrabi delovnega časa poleg števila opravljenih ur dela morali vpisovati tudi čas prihoda na delo in odhoda z dela, izraba in čas trajanja odmora med delovnim časom, opravljene ure v različnih pogojih dela (npr. nočno, nedeljsko, izmensko delo).
6. Obvezna elektronska vodenja za kršitelje: Kršitelji delovnopravne zakonodaje bodo obvezno morali voditi evidence elektronsko.

Kako voditi evidence o izrabi delovnega časa po novi zakonodaji

Zakon ne določa načina, kako voditi evidence o izrabi delovnega časa, kar pomeni, da podjetja ne bodo nujno morala uvajati elektronskih sistemov. Evidenca se lahko še vedno vodi ročno, vendar se morajo upoštevati vsi novi zahtevani podatki.

Podjetja bodo morala skrbno slediti spremembam in se pripraviti na uvedbo novih pravil za evidentiranje delovnega časa, da bi le-ta ostala skladna z zakonodajo. Obveznost vodenja evidenc se širi tudi na izvajalce, ki opravljajo delo na podlagi pogodb civilnega prava, če obstajajo elementi delovnega razmerja.

Spremembe v zakonodaji so pomembne za zagotavljanje transparentnosti in zaščite pravic zaposlenih, hkrati pa postavljajo nove obveznosti in zahteve za delodajalce. Zato je nujno, da se delodajalci temeljito seznanijo s spremembami in pravočasno prilagodijo svoje prakse evidentiranja delovnega časa.

Obvezno elektronsko vodenje evidenc po novi zakonodaji

Po novi zakonodaji bodo delodajalci, ki so prejeli pravnomočne globe zaradi kršitev določb o delovnem času v skladu z Zakonom o delovnih razmerjih (ZDR-1) ali vodenja evidenc v skladu z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), obvezani za obdobje dveh let voditi evidence o izrabi delovnega časa izključno elektronsko. Ta nova obveznost elektronskega vodenja evidenc velja za prekrške, storjene po uveljavitvi zakona.

Poleg tega bodo delavci imeli možnost predlagati obvezno elektronsko vodenje evidenc preko sindikata pri delodajalcu, sveta delavcev ali delavskega zaupnika. Delodajalec bo moral tak predlog obravnavati in se do njega opredeliti v roku 30 dni. V primeru zavrnitve predloga bo moral delodajalec svojo odločitev utemeljiti pisno in obvestiti inšpektorat za delo. Delavci pa bodo imeli pravico ponovno predlagati obvezno elektronsko vodenje evidenc po poteku enega leta od pisne utemeljitve zavrnitve predloga.

V primeru sprejetja predloga delavcev o elektronskem vodenju evidence o izrabi delovnega časa bo delodajalec moral začeti voditi elektronsko evidenco najkasneje v treh mesecih od poteka roka za opredelitev predloga.

Predvidene globe za prekrške po novem zakonu

Novi zakon uvaja sankcije za prekrške, ki veljajo za odgovorne osebe, ki do zdaj niso bile kaznovane. Sedaj so predvidene globe v višini od 150 do 2.000 EUR za odgovorne osebe. Poleg tega se predlaga, da se lahko za prekrške iz tega zakona v hitrem postopku izreče tudi globa, ki presega najnižji predpisani znesek.

Delodajalce – pravne osebe, samostojne podjetnike in posameznike, ki opravljajo samostojno dejavnost, se kaznuje po novem z globami v razponu od 1.500 do 20.000 EUR, če ne vodijo, hranijo ali posodabljajo evidence o izrabi delovnega časa, ne obveščajo delavcev o podatkih iz evidenc o izrabi delovnega časa ali ne hranijo ustreznih dokumentacij na sedežu ali kraju opravljanja dela. Za manjše delodajalce so predvidene globe v višini od 300 do 8.000 EUR, za delodajalce posameznike pa od 150 do 1.200 EUR.

Poleg tega se z globo v višini od 3.000 do 20.000 EUR kaznuje delodajalca, ki ne vodi elektronskih evidenc oziroma ne odgovori na predlog sindikata glede elektronskega vodenja evidence, ne obvesti inšpektorata oziroma ne začne izvajati elektronskega vodenja evidence.

Hramba evidence o izrabi delovnega časa

Po novem bodo delodajalci morali evidenco o izrabi delovnega časa in vso delovnopravno dokumentacijo, ki je osnova za vpisovanje podatkov v to evidenco, hraniti na sedežu podjetja ali na kraju opravljanja dela.

Katere podatke delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca?

• podatke o številu ur,
• skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
• opravljene ure v času nadurnega dela,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
• število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,
• čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
• izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
• opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
• opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.